ใบสำคัญจ่าย คือ เอกสารสำคัญในการทำบัญชีที่แสดงหลักฐานการจ่ายชำระเงินให้กับผู้ขาย เอกสารใบสำคัญจ่ายจะแสดงข้อมูลผู้รับเงิน ผู้จ่ายเงิน ผู้อนุมัติ ผู้ตรวจสอบ รวมถึงรายการบัญชีที่ใช้ในการบันทึกบัญชี วิธีการจ่ายชำระเงิน เช่น เงินสด เงินโอน เช็คธนาคาร และต้องมีการแนบเอกสารประกอบการจ่ายเงินต่างๆ เช่น ใบเสร็จรับเงิน สำเนาใบกำกับภาษี ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ ใบโอนเงิน เช็คจ่าย เพื่อเป็นหลักฐานในการจ่ายว่าเราได้มีการจ่ายรายจ่ายดังกล่าวแล้ว

ชุดเอกสารใบสำคัญจ่ายประกอบด้วย

1.ใบสำคัญจ่าย

2.ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน ใบรับเงิน

3.สำเนาใบกำกับภาษี

4.ต้นฉบับใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้

5.สำเนาเช็คจ่าย/โอนเงิน

6.สำเนาใบหักภาษี ณ ที่จ่าย (ถ้ามี)

ประโยชน์ของใบสำคัญจ่าย

1.เป็นหลักฐานทางบัญชี

2.แสดงถึงเส้นทางการอนุมัติจ่ายเงิน และผู้ที่รับผิดชอบในแต่ละส่วนงานได้แก่ ผู้รับ ผู้จ่าย ผู้อนุมัติ ผู้ตรวจสอบ

3.ช่วยในการควบคุมค่าใช้จ่ายภายในบริษัท

4.ใช้เป็นหลักฐานการตรวจสอบยืนยันความถูกต้องและเกี่ยวข้องกันได้หลายบุคคล

5.เพิ่มประสิทธิภาพในการควบคุมภายใน ป้องกันทุจริต